ОРГАНИЗАЦИЯ СБОРА И ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

(на примере служб производственной информации)

 

Информация - один из ресурсов в организации работы предприятия, наряду с финансами, кадрами, материалами и т.п. Значение этого ресурса существенно возрастает, если в цели предприятия входит расширение рынков сбыта или участие в гонке новейших технологий. Наконец, статус основного производственного ресурса она приобретает для предприятий в сфере СМИ, занятых производством и распространением информации.

В качестве ресурса информация обладает уникальным качеством изменчивости: она невещественна; ее ценность сильнее всех прочих ресурсов зависит от цели деятельности; это наиболее субъективный ресурс, нехватка которого приравнивается чуть ли не к посягательству на личность, но который при потреблении мгновенно превращается в балласт, опять же давящий на личность потребителя. Поэтому типичный потребитель информации страдает и от нехватки полезных сведений (что подвергает сомнению его компетентность, отсюда скрытый характер недовольства), и от перегрузки бесполезными (как помехи в работе, открыто критиковать которую принято в качестве демонстрации деловитости). Если организацию информационной работы пустить на самотек, то для предприятия в целом будет типична картина скрытой неинформированности сотрудников, скудных неэффективных форм внутрипроизводственной информации, жалкого положения информационной службы как постоянного объекта насмешек.

Но в мире есть масса образцов эффективно работающих информационных служб от государственного уровня до небольших фирм. В основу их работы положен постоянный и тесный контакт с внешним миром и с инстанциями, уполномоченными принимать решения.

“Работа должна начинаться с определения целей, которые предопределят потребности в информации, а затем и базы для наблюдения. Начинать работу с определения баз для наблюдения или, что еще хуже, хотя и часто встречается, с поиска источников - значит совершить роковую ошибку. Это, конечно, позволит собрать определенный объем данных, однако большинство из них окажутся бесполезными, а немногие полезные данные затеряются в массе ненужной информации. Служба информации окажется постепенно оттесненной на задворки предприятия, подальше от дирекции, а ее сотрудники постепенно превратятся в озлобленных замкнутых функционеров” (Ч.Хант, В.Зартарьян)

“Цели-Потребности-Базы” - принцип построения системы сбора и обработки информации:

1) в основе организации информационной службы лежит стратегическое решение, определяющее цель предприятия, т.е. область деятельности и те результаты, которые необходимо достичь;

2) из цели выводятся потребности в информации - самый сложный этап постановки информационной работы, на котором выявляются все факторы, способные оказать долгосрочное влияние на деятельность предприятия;

3) формируются базы для наблюдения, т.е. рубрики собираемой информации, и подыскиваются источники для пополнения баз.

Применение принципа Ц-П-Б сначала может сопровождаться ошибками и перегрузками. Но лишь в процессе поиска информации можно научиться собирать ее. При следовании этому принципу пейзаж вскоре становится привычным, сфера действия - картографированной, а вся поисковая работа очень простой и сводится к выявлению изменений в пейзаже и несовпадений с картой. Освоение информационного пространства должно осуществляться последовательно от ближайшего окружения до наиболее отдаленных областей наблюдения. По мере продвижения вы получите преимущество над теми, кто все еще продолжает барахтаться в океане информационного шума.

Принцип Ц-П-Б используется не только при построении информационной службы, но и для ее модификации в связи с резкими изменениями жизни предприятия: появление нового рынка сбыта продукции или революционной технологии (Интернет), смена руководства..., что приводит к изменению целей и переходу многих баз в разряд неадекватных. Для коррекции баз, выявления новых потребностей необходим контакт представителей службы с руководством и участие в совещаниях, на которых обсуждается ситуация на предприятии.

Труднее выявляются задачи модификации в случае медленного развития, при котором неадекватность баз менее заметна. Сигналом для руководителя службы может послужить рост недовольства потребителей, получающих мало полезного для принятия своих решений. Единственным средством снятия этой проблемы является организация регулярных встреч поставщиков информации с пользователями.

В определении потребностей полезно учитывать градацию целей на стратегические, тактические и оперативные:

·      на стратегическом уровне принято деление сферы действий на непосредственную сферу действий (от поставщиков до потребителей, включая конкурентов и вопросы технологии), сферу влияния (все, что может повлиять на действия в первой сфере - вкусы населения, новшества в смежных сферах, изменения политической ситуации...), сферу интересов (области деятельности, которыми фирма может заняться в будущем или которые могут вторгнуться в основную сферу деятельности фирмы, т.е. потенциальные конкуренты);

·      на уровне тактических целей различают потребности “по запросу” (целевой сбор информации для выяснения открывшейся возможности) и “всеобъемлющее наблюдение окружающей среды” (мониторинг для своевременного выявления препятствий, которые могут вызвать значительные отклонения от намеченного пути”;

·      для решения оперативных вопросов требуется свежая, точная, надежная и целенаправленная информация, т.к. речь идет о  реагировании без малейших промедлений и без импровизации: благоприятные возможности, как правило, не повторяются дважды, а угрозы, если их вовремя не предотвратить, могут оказаться гибельными. Такая информация может быть получена только в результате большой подготовительной работы по созданию оперативных баз наблюдений о ближайшем окружении фирмы (конкурентах, их коммерческой политики, ценах, рекламных кампаниях, субподрядчиках...)

Базы наблюдений предприятия обычно включают следующие рубрики:

конкуренция	вся информация по действующим и потенциальным конкурентам
рынок	вся рыночная информация, вкусы и запросы потребителей, каналы сбыта...
технология	производства и использования продукции
законодательство	правовая база деятельности фирмы, а также информация о разработке и прохождении соответствующих законопроектов
ресурсы	информация по сырью, поставкам, рабочей силе и финансам
общие тенденции	политическая, экономическая, социальная, демографическая и т.п. информация о ситуации в обществе
прочие факторы	факторы, влияющие на деятельность фирмы и не вошедшие в предыдущие базы

 

Функционирование информационной службы

"Сбор - обработка - проверка источников" образуют малый цикл информации. Этот цикл как источник встроен в большой цикл, где информация распределяется в фирме, на ее основании осуществляются действия, и результаты их фиксируются в базах наблюдения.

ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ подразделяются на:

·     тексты - СМИ, литература, информагентства дают 30-40% информации, необходимой предприятию;

·     персонал фирмы - в результате контактов сотрудников фирмы с партнерами добывается еще 30-40% необходимой информации;

·     консультанты - привлекаемые извне эксперты и службы дают 10-15% информации;

·     деловые беседы - по этому каналу руководство получает 5-6%  информации;

·     джокер - оставшуюся до 100% информацию руководство получает по случайным каналам (на приемах, от родственников, знакомых...)

 

СБОР ИНФОРМАЦИИ может проводиться в следующих режимах (упорядочены по нарастанию затрат):

·     “моросящий дождь” - из ежедневно пополняемых баз наблюдений;

·     “гроза” - запросом по каналам “текст” и “персонал”;

·     “семейство источников” - информация добывается у круга источников, с которыми контактирует объект интереса;

·     “реконструкция” - информация о событии восстанавливается по информации о его последствиях (сделках, соглашениях...);

·     “скрытое наблюдение” - сбор косвенной информации по методу “ЦÞПÞБ” путем наблюдений за объектом с целью последующей реконструкции.

ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ включает ее оценку по критериям важности (отношения к целям фирмы), достоверности (надежности источника и проверяемости) и полезности (достаточности для понимания ситуации и действия). Полезность можно установить путем быстрой циркуляции информации среди сотрудников фирмы, имеющих отношение к ее тематике, в надежде установления связи с иными полезными сведениями и синтеза с практически значимой информацией. Синтез может расширить кругозор в понимании ситуации или выявить лицо, намерения которого  осуществляются в свете последних фактов.

ПРОВЕРКА ИСТОЧНИКОВ должна проводиться постоянно с целью исключения дорогостоящих бесполезных, скудных, запаздывающих источников  и привлечения новых по критериям оперативности и конфиденциальности информации.

 

Приложение

Организация информационной службы в крупной фирме (на примере "Sumsung")

Информационная служба состоит из группы ИИ [Исследование и Информация], специализирующейся на открытой информации и нацеленной на долгосрочную перспективу, и группы ВИ [Внутренней Информации], ежедневно сводящей отчеты региональных представительств по рынкам и конкурентам и нацеленной на текущие дела фирмы.

В группе ИИ занято 15 чел.; она выпускает для персонала фирмы еженедельный бюллетень "Факты и информация", 2 раза в месяц экономико-политические и технико-технологические обзоры, 1 раз в месяц справочник экономических показателей по регионам, 1 раз в полугодие обзор состояния основных рынков сбыта. В ведении этой группы также справочно-архивный "Зал данных" фирмы.

Группа ВИ (17 чел.) разбита на четверки по направлениям и сектор синтеза и рассылки руководству. Ее ежедневные сводки руководители подразделений-пользователей обязаны в тот же день доводить до своих сотрудников. Этому способствуют координационные информационные группы из добровольцев в подразделениях (участники этих групп быстрее продвигаются по службе). Отчеты для высшего руководства засекречены.

(По книге Чарльза Ханта и Вахе Зартарьяна "Разведка на службе вашего предприятия", Киев, 1992)